Forretningsorden for Kost og Ernæringsforbundets hovedbestyrelse

Hovedbestyrelsen er sammensat som angivet i vedtægternes § 15.

Ud over hovedbestyrelsens medlemmer deltager direktøren i hovedbestyrelsesmøderne som
sekretær og rådgiver for hovedbestyrelsen.

Efter direktørens afgørelse kan sekretariatets ledere og medarbejdere deltage under relevante dagsordenspunkter med henblik på uddybning af de pågældende sager.

Hovedbestyrelsen kan efter behov inddrage ekstern teknisk bistand.

Hovedbestyrelsen leder forbundets arbejde mellem generalforsamlingerne.

Hovedbestyrelsen udøver kun sin virksomhed i forbindelse med hovedbestyrelsesmøder, og bortset fra formanden kan intet medlem uden hovedbestyrelsens tilladelse tegne hovedbestyrelsen eller udøve beføjelser på hovedbestyrelsens vegne.

Hovedbestyrelsen aftaler sin mødeplan.

Der kan på formandens foranledning afholdes ekstraordinære hovedbestyrelsesmøder.
Formanden skal desuden indkalde til ekstraordinært hovedbestyrelsesmøde, hvis mindst tre hovedbestyrelsesmedlemmer fremsætter ønske herom. Et sådant ønske skal være ledsaget af forslag til motiveret dagsorden.

Formanden foranlediger, at hovedbestyrelsesmedlemmerne indkaldes skriftligt til hovedbestyrelsesmøderne med normalt ti dages varsel og med angivelse af dagsorden.

Ekstraordinære møder indkaldes på samme måde, idet varslet dog kan nedsættes til tre dage.
I hastesager kan der undtagelsesvis indkaldes telefonisk eller på anden vis med kortere varsel.
I så tilfælde angives ikke forud egentlig dagsorden, men alene emnet eller emnerne for mødet.

Hovedbestyrelsens medlemmer har mødepligt.

Hvis et medlem får forfald, gives meddelelse herom snarest muligt til formand eller sekretariat.

I tilfælde af påregneligt langvarigt forfald indkaldes suppleant, hvis en sådan er valgt. Ved længerevarende forfald forstås normalt en sammenhængende periode af mere end tre måneders varighed.

I dagsordenen indgår normalt følgende punkter:

A              Opfølgning på referat

B 1          Godkendelse af dagsorden

B 2          Godkendelse af tidsplan

C              Sager til beslutning

D 1          Orientering fra formanden

D 2          Orientering fra hovedbestyrelsens medlemmer

D 3          Orientering fra direktøren

E              Emnedrøftelse

F              Sager til efterretning

G             Eventuelt

Dagsordenen for det enkelte møde kan ændres, for så vidt angår punkternes antal og rækkefølge. Punkt B 1 skal dog altid indgå i dagsordenen.

Der kan træffes beslutninger under punkt C, D og E i den normale dagsorden.

Under punkt F optages sager, som har orienterende karakter. Efterretningssagerne behandles under ét, med mindre et hovedbestyrelsesmedlem begærer særlig behandling.

Hvis et hovedbestyrelsesmedlem ønsker det, kan en sag overføres fra punkt F til punkt C. Begæring herom fremsættes under punkt B 1.

Dagsordenen for hovedbestyrelsesmøderne fastlægges af formanden. Det er også formanden, der tager stilling til forslag til dagsordenspunkter indkommet fra hovedbestyrelsesmedlemmer.

Dagsorden for hovedbestyrelsens møder offentliggøres på forbundets hjemmeside, under login. Dog vil punkter, der er personfølsomme eller fortrolige, angives som lukkede punkter.

Materiale vedrørende dagsordenen udsendes elektronisk sammen med indkaldelsen. Undtagelsesvist kan mødemateriale til enkelte punkter eftersendes.

Sager til punkt C skal som udgangspunkt bestå af en skriftlig sagsfremstilling og indstilling til beslutning.

Hvis materiale til punkt C ikke er udsendt forud for mødet, kan ethvert hovedbestyrelsesmedlem kræve sagen henvist til førstkommende hovedbestyrelsesmøde, med mindre sagen er uopsættelig.

Direktøren udarbejder et beslutningsreferat med kort angivelse af dagsorden, hovedbestyrelsens diskussioner og hovedbestyrelsens konklusioner.

Hovedbestyrelsesmedlemmer kan i særlige tilfælde kræve deres standpunkt ført til referat.

Beslutningsreferatet udsendes senest tre hverdage efter hovedbestyrelsesmødet til hovedbestyrelsesmedlemmerne. Indsigelser til referatet skal være sekretariatet i hænde senest en uge efter udsendelsen. Referatet betragtes som godkendt, hvis ikke der kommer indsigelser, eller når eventuelle indsigelser til referatet er godkendt eller afvist af resten af hovedbestyrelsen.

Referatet offentliggøres på kost.dk under login, når det er godkendt. Det lægges på senest tre hverdage efter godkendelse.

Lukkede punkter, der er fortrolige eller har personfølsomme karakter jf. punkt 6, fremgår ikke af de offentlige referater.

Hovedbestyrelsens møder ledes af formanden. Hvis formanden har forfald, ledes mødet af næstformanden.

Hovedbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mødet er lovligt indkaldt, og når mindst syv medlemmer, herunder formanden – eller i dennes fravær næstformanden - er til stede.

Hovedbestyrelsen træffer sine beslutninger ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens – eller i dennes fravær næstformandens - stemme udslagsgivende.

Skriftlig afstemning afholdes, hvis mindst to hovedbestyrelsesmedlemmer forlanger det.

Hovedbestyrelsesmedlemmer kan kun deltage i hovedbestyrelsens afgørelser og afstemninger, når de personligt er til stede under disse.

Når formanden anser det for nødvendigt eller hensigtsmæssigt, kan en sag undtagelsesvis sendes til skriftlig afgørelse blandt hovedbestyrelsens medlemmer.

Der påhviler hovedbestyrelsens medlemmer samt deltagere i hovedbestyrelsesmøder tavsheds- og diskretionspligt i forhold til den viden, som de får i forbindelse med hovedbestyrelsens arbejde.

Sagsfremstillinger o.lign. til hovedbestyrelsesmøder er at betragte som arbejdspapirer for hovedbestyrelsens medlemmer og deltagerne i hovedbestyrelsesmøderne, og dermed underlagt tavsheds- og diskretionspligten.

Et hovedbestyrelsesmedlem betragtes som inhabil i sager, hvor vedkommende personligt eller på anden måde er direkte eller indirekte part i en sag. Hovedbestyrelsesmedlemmer kan ikke deltage i behandlingen af sager, hvor de er inhabile.