Privatlivspolitik for tillidsrepræsentanter i Kost og Ernæringsforbundet

Det er vigtigt for Kost og Ernæringsforbundet, at du som tillidsrepræsentant (TR) eller tillidsrepræsentantsuppleant (TRS) kan være tryg ved, at vi behandler dine personoplysninger på en gennemsigtig og sikker måde. På denne side kan du læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med dit tillidshverv

Denne side skal dermed ses som et tillæg til vores almindelige privatlivspolitik. Du kan læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, der ikke direkte relaterer sig til dit tillidshverv i Kost og Ernæringsforbundets privatlivspolitik her.

1. Vi er dataansvarlige – hvordan kontakter du os

Kost og Ernæringsforbundet er dataansvarlig for de personoplysninger, vi har om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:

Kost og Ernæringsforbundet

Holmbladsgade 70

2300 København S

CVR-nr.: 23972913

Telefon: (+ 45) 31 63 66 00

Mail: sikkermail@kost.dk

Du kan ligeledes kontakte os med spørgsmål gennem https://kost.dk/kontakt

2. Kontaktoplysninger på den GDPR-ansvarlige

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte Clara Steen Nørby, som er forbundets GDPR-ansvarlige.

Du kan kontakte Clara på:

Mail: csn@kost.dk

Telefon: (+45) 31 63 66 05

3. Formålet med behandlingen af dine personoplysninger

Kost og Ernæringsforbundet behandler dine personoplysninger som led i vores aktiviteter som fagforening og for bedst muligt at kunne understøtte din funktion som TR(S).

Vi behandler for eksempel dine personoplysninger i disse situationer:

• Registrering af dit tillidshverv
• Registrering af henvendelser fra dig angående dit tillidshverv
• Registrering af midlertidig eller permanent fravær fra dit tillidshverv
• Afholdelse af TR-kurser, herunder at booke værelse på overnatningsstedet og registrering af deltagelse
• Registrere deltagerliste til TR-kursus med henblik på, at du kan arrangere kørsel til kursusstedet og senere erfaringsudveksling med de øvrige deltagere
• Facilitering af kontakt mellem dig og de medlemmer, som du er TR(S) for
• Besvarelse af anmodninger om udøvelse af dine rettigheder

4. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Kost og Ernæringsforbundet behandler dine personoplysninger som led i vores legitime aktiviteter som fagforening. Retsgrundlaget for at behandle oplysningerne er som udgangspunkt databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 9, stk. 2, litra d (fagforeningshjemmel) sammenholdt med GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).

Retsgrundlaget for behandlingen kan være (følsomme personoplysninger): 

• GDPR artikel 9, stk. 2 litra d (fagforeningshjemmel)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra b (arbejdsretlige forpligtelser)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra e (offentliggjorte oplysninger)
• GDPR, artikel 9, stk. 2 litra f (retskrav)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsmæssige interesser)
• GDPR artikel 9, stk. 2 litra j (statistiske og videnskabelige formål)
• GDPR artikel 9. stk. 2 litra a (samtykke)

Sammenholdt med en af følgende hjemler (almindelige og fortrolige personoplysninger):

• GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke)
• GDPR artikel 6, stk. 1., litra b (opfyldelse af en kontrakt)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (retlig forpligtelse)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra d (vital interesse)
• GDPR artikel 6, stk. 1 litra f (legitim interesse)
• Databeskyttelseslovens § 10 (statistiske og videnskabelige formål)
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3 (personnummer)
• Databeskyttelseslovens § 12 (oplysninger om ansættelsesforholdet)

5. Kategorier af personoplysninger

Nedenfor kan du se, hvilke personoplysninger vi behandler om dig som led i dit tillidshverv. 

Når du bliver valgt som TR(S) for medlemmer i Kost og Ernæringsforbundet, indsamler vi følgende personoplysninger om dig for at kunne varetage dit hverv som (TR(S):

• Fulde navn
• Region
• Stillingsbetegnelse
• Arbejdssted
• Mailadresse
• Telefonnummer
• Dine uddannelsesforhold
• Oplysninger om telefonisk eller elektronisk kontakt med Kost og Ernæringsforbundet
• Oplysninger om tilmelding og deltagelse på TR-kurser
• Oplysninger om varetagelsen af dit tillidshverv
• Typen af tillidshverv samt valgdatoen herfor
• Oplysninger om, at du ikke kan varetage dit tillidserhverv, herunder oplysninger om sygdom eller barsel
• Feedback, herunder besvarelse af tilfredshedsundersøgelse
• Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

6. Konsekvenserne ved ikke at afgive dine personoplysninger

Nedenfor er det beskrevet, hvilke konsekvenser det kan have for dig, såfremt du ikke ønsker at afgive de ovenforstående personoplysninger (se afsnit 5).

Hvis du ikke ønsker at give os dine personoplysninger eller ønsker at begrænse vores behandling af dine personoplysninger, kan det have betydning for din mulighed for at blive TR(S) eller deltagelse på et kursus i forbindelse med dit tillidshverv. Det er begrundet i, at Kost og Ernæringsforbundet har brug for at indsamle og i visse tilfælde videregive dine personoplysninger, så du kan varetage dit tillidshverv.

Det kan ligeledes være nødvendigt for os at have de fornødne identifikationsoplysninger om dig, når du, som registreret, ønsker at udøve én eller flere af dine rettigheder. Hvis vi ikke får disse oplysninger om dig, vil det i nogle tilfælde ikke være muligt for os at efterkomme din anmodning.

 7. Videregivelse af dine personoplysninger til andre modtagere

Kost og Ernæringsforbundet kan som led i videreformidlingen af din varetagelse af dit tillidshverv dele din personoplysninger med tredjeparter, herunder:

• Din arbejdsgiver eller arbejdsgiveren for de medlemmer, som du er TR(S) for
• Medlemmer, som du er TR(S) for
• Kursusstedet
• Hotel, når der er overnatning i forbindelse med TR-kurser
• Databehandlere til drift af IT-systemer
• Databehandlere til udarbejdelse og håndtering af spørgeskemaundersøgelser

Når Kost og Ernæringsforbundet deler dine personoplysninger med andre, sørger vi for, at det sker på et betryggende grundlag.

Videregivelse af dine personoplysninger, der ikke er relateret til dit tillidshverv, kan du se i Kost og Ernæringsforbundets privatlivspolitik afsnit 6.

8. Overførsel til modtagere i tredjelande

Kost og Ernæringsforbundet overfører ikke dine personoplysninger direkte til lande uden for EU eller lande omfattet af EØS.

Når du benytter Kost og Ernæringsforbundets tjenester kan dine personoplysninger dog i visse tilfælde blive overført til lande uden for EU/EØS.

De tilfælde, hvor en sådan overførsel undtagelsesvist vil kunne ske, vil være i situationer, hvor Kost og Ernæringsforbundet benytter databehandlere, som benytter leverandører etableret uden for EU/EØS.

9. Hvor har vi dine personoplysninger fra

Som udgangspunkt indhenter vi alle personoplysninger i forbindelse med dit tillidshverv direkte fra dig. Der vil dog være tidspunkter, hvor vi har behov for at indhente eller modtage personoplysninger fra en tredjepart. Vi indsamler kun de oplysninger, der er relevante og nødvendige.

Det kan for eksempel være oplysninger fra:

• Din arbejdsgiver eller arbejdsgiveren for medlemmer, som du er TR(S) for
• Medlemmer, som du er TR(S) for

10. Opbevaring af dine personoplysninger

Kost og Ernæringsforbundet har en legitim interesse i at opbevare de oplysninger, vi har indsamlet om dig. Det kan både ske i forhold til lovgivning eller af hensyn til varetagelsen af dit tillidserhverv for Kost og Ernæringsforbundet.

Kost og Ernæringsforbundet har interne retningslinjer om sletning, som sikrer, at vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til de formål, som var årsag til indsamlingen eller i medfør af lovgivning.

11. Beskyttelse af dine personoplysninger

Kost og Ernæringsforbundet behandler dine personlige oplysninger sikkert og fortroligt. Vi har både tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine personoplysninger mod, at de hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Vi opdaterer og tester vores sikkerhedsforanstaltninger løbende.

Hvis du ønsker at sende en mail til os, der indeholder følsomme personoplysninger enten om dig eller et medlem, som du er TR(S) for, skal du sende den til sikkermail@kost.dk.

12. Automatiske afgørelser på baggrund af profilering

Kost og Ernæringsforbundet anvender ikke automatiske afgørelser som led i vores behandling af dine personoplysninger.

13. Dine rettigheder som registreret

Såfremt Kost og Ernæringsforbundet behandler personoplysninger om dig, har du efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte den GDPR-ansvarlige hos Kost og Ernæringsforbundet.  

Nedenfor er dine rettigheder beskrevet. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder her.

Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for, at vores generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne på baggrund af et samtykke, hvis der foreligger en lovhjemmel, hvis der er et retskrav eller hvis beskyttelsen af en person eller vigtige samfundsinteresser gør det nødvendigt.  

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

14. Retten til at trække dit samtykke tilbage

Såfremt behandlingen af dine personoplysninger undtagelsesvist sker på baggrund af et samtykke fra dig, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os. 

Det indebærer, at vi ikke længere vil behandle de personoplysninger om dig, hvor dit samtykke er vores eneste grundlag for behandlingen. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at din tilbagekaldelse af samtykket ikke vedrører den behandling af dine personoplysninger, som fandt sted forud for din tilbagekaldelse.

Du trækker dit samtykke tilbage ved at kontakte vores GDPR-ansvarlige.  

15. Klage til Datatilsynet

Vi bestræber os på at imødekomme dine ønsker vedrørende vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du på trods heraf ønsker at indgive en klage, kan du gøre det ved at kontakte Datatilsynet.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

16. Ændringer til denne privatlivspolitik

Vi forbeholder os retten til at ajourføre og ændre denne privatlivspolitik for TR(S), særligt når det er nødvendigt som følge af lov- og praksisændring.

I tilfælde af væsentlige ændringer, vil vi meddele dette i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside eller gennem e-mail.

Dato for seneste ændring af denne privatlivspolitik:
15.08.2023