Privatlivspolitik for Kost og Ernæringsforbundet

Det er vigtigt for Kost og Ernæringsforbundet, at medlemmer, tidligere medlemmer og andre, der har givet personoplysninger til os, kan være trygge ved, at vi behandler disse oplysninger på en gennemsigtig og sikker måde. På denne side kan du læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Kost og Ernæringsforbundets behandling af personoplysninger om tillidsrepræsentanter og tillidsrepræsentantsuppleanter er beskrevet i forbundets privatlivspolitik for tillidsrepræsentanter, som du kan læse her.

1. Vi er dataansvarlige – hvordan kontakter du os

Kost og Ernæringsforbundet er dataansvarlig for de personoplysninger, vi har om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:

Kost og Ernæringsforbundet

Holmbladsgade 70

2300 København S

CVR-nr.: 23972913

Telefon: 31 63 66 00

Mail: sikkermail@kost.dk

Du kan ligeledes kontakte os med spørgsmål gennem https://kost.dk/kontakt

2. Kontaktoplysninger på den GDPR-ansvarlige

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte Lida Akiode, som er forbundets GDPR-ansvarlige.

Du kan kontakte Lida på:

Mail: lak@kost.dk

Telefon: (+45) 31 63 66 57

3. Formålet med behandlingen af dine personoplysninger

Kost og Ernæringsforbundet behandler dine personoplysninger som led i vores aktiviteter som fagforening.

Vi behandler for eksempel dine personoplysninger i disse situationer:

• Medlemsadministration, herunder indmelding i Kost og Ernæringsforbundet og betaling af kontingent
• Rådgivning af medlemmer
• Afholdelse af kurser, herunder at oprette dig som deltager på kurset
• Markedsføring, herunder at fremsende nyhedsbreve
• Forbedring af hjemmeside (kost.dk)
• Besvarelse af anmodning om udøvelse af rettigheder
• Håndhævelse af overenskomst
• Håndtering af medlemstilbud, såsom forsikringer og fordelsklubber herunder PlusKort, Alka forsikring og Medlemskontaktcenteret
• Udsendelse og besvarelse af tilfredshedsundersøgelser
• Uddannelse
• Rekruttering af medlemmer

4. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Kost og Ernæringsforbundet behandler dine personoplysninger som led i vores legitime aktiviteter som fagforening. Retsgrundlaget for at behandle oplysningerne er som udgangspunkt databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 9, stk. 2, litra d (fagforeningshjemmel) sammenholdt med GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse)

Retsgrundlaget for behandlingen kan være (følsomme personoplysninger): 

• GDPR artikel 9, stk. 2 litra d (fagforeningshjemmel)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra b (arbejdsretlige forpligtelser)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra e (offentliggjorte oplysninger)
• GDPR, artikel 9, stk. 2 litra f (retskrav)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsmæssige interesser)
• GDPR artikel 9, stk. 2 litra j (statistiske og videnskabelige formål)
• GDPR artikel 9. stk. 2 litra a (samtykke)

Sammenholdt med en af følgende hjemler (almindelige og fortrolige personoplysninger):

• GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke)
• GDPR artikel 6, stk. 1., litra b (opfyldelse af en kontrakt)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (retlig forpligtelse)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra d (vital interesse)
• GDPR artikel 6, stk. 1 litra f (legitim interesse)
• Databeskyttelseslovens § 10 (statistiske og videnskabelige formål)
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 3 (personnummer)
• Databeskyttelseslovens § 12 (oplysninger om ansættelsesforholdet)

5. Kategorier af personoplysninger

Hvilke personoplysninger, vi behandler om dig, afhænger af din tilknytning til Kost og Ernæringsforbundet.

Du kan se nedenfor, hvilke oplysninger vi behandler om dig, alt efter om du er medlem af Kost og Ernæringsforbundet eller ej.

Nederst er beskrevet, hvilke konsekvenser det kan have, såfremt du ikke giver os de fornødne personoplysninger.  

Oplysninger om medlemmer og tidligere medlemmer

Som led i dit nuværende eller tidligere medlemskab hos Kost og Ernæringsforbundet behandler vi en række personoplysninger om dig. Dit medlemskab af Kost og Ernæringsforbundet betegnes som en følsom personoplysning. Når vi behandler oplysninger om dig, hvor dit medlemskab enten direkte eller indirekte kan identificeres, tager vi højde for det i vores behandling af dine personoplysninger.

Når du melder dig ind i Kost og Ernæringsforbundet, indsamler vi følgende personoplysninger, der er nødvendige for at varetage dit medlemskab:

• Fulde navn
• Personnummer
• Adresse
• Stillingsbetegnelse
• Arbejdssted (samt evt. tidligere ansættelsessteder)
• Mailadresse
• Telefonnummer
• Kontonummer
• Dine uddannelsesforhold
• Oplysninger om telefonisk eller elektronisk kontakt med Kost og Ernæringsforbundet
• Oplysninger om dine pensionsforhold
• Lønsedler, herunder lønoplysninger
• Hvilke kurser eller arrangementer udbudt af os, du har været tilmeldt, frameldt eller deltaget i
• Eventuelle tillidserhverv samt valgdatoen herfor
• Hvilke forsikringer du har tegnet igennem Kost og Ernæringsforbundet
• Oplysninger om medlemskab af a-kasse
• Tilmelding til Fagbevægelsens Fordelsprogram (PlusKort)

Når medlemmer benytter sig af Kost og Ernæringsforbundets tilbud om rådgivning eller andre fordele, vil vi normalt indsamle yderligere oplysninger for at kunne yde den bedste service. Typisk vil vi indsamle oplysningerne direkte fra det enkelte medlem. Det kan blive nødvendigt at videregive nogle af de indsamlede oplysninger til tredjeparter f.eks. fordelsklubber som Fagbevægelsens Fordelsprogram (PlusKort).  

Oplysninger om personer, der ikke er medlemmer hos Kost og Ernæringsforbundet

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt, at vi indsamler oplysninger om andre end medlemmer.

Kurser eller arrangementer

Det er nødvendigt for os at behandle oplysninger om personer, som ønsker at deltage på et kursus eller arrangement afholdt af os. Behandlingen vil blandt andet ske med henblik på at oprette en profil til dig i vores kursusmodul. Oplysninger kan for eksempel omfatte:

• Stillingsbetegnelse
• Arbejdsplads
• Uddannelsesoplysninger
• Oplysninger om tillidserhverv
• Billede, video og/eller lydoptagelse
• Medlemskab af Kost og Ernæringsforbundet
• Oplysninger om deltagelse i kurset, arrangementet mv.
• Navn
• Log-in oplysninger
• Mailadresse
• Feedback, herunder besvarelse af tilfredshedsundersøgelse

Vi giver dig yderligere informationer om behandlingen i forbindelse med indsamlingen.

Personer der er ansat på en af Kost og Ernæringsforbundets overenskomster

Når du er ansat på én af Kost og Ernæringsforbundets overenskomster, vil din arbejdsgiver i de fleste tilfælde fremsende din lønaftale med henblik på godkendelse. I den forbindelse vil vi således behandle følgende personoplysninger:

• Fulde navn
• CPR-nummer
• Lønsedler, herunder lønoplysninger
• Anciennitet
• Arbejdsplads
• Stillingsbetegnelse
• Pensionsoplysninger
• Kontaktoplysninger

I denne forbindelse kan der ligeledes ske en samkøring med vores medlemssystem for at undersøge, om du er medlem hos Kost og Ernæringsforbundet.

Jobansøgere hos Kost og Ernæringsforbundet

Du kan læse, hvordan vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med din jobansøgning i Kost og Ernæringsforbundets privatlivspolitik for jobansøgere.

Tillidsrepræsentanter eller tillidsrepræsentantsuppleanter

Du kan læse om Kost og Ernæringsforbundets behandling af dine personoplysninger i forbindelse med dit tillidshverv her. 

Konsekvenserne ved ikke at afgive ovenstående personoplysninger

Det er ikke muligt for os at tilbyde dig et medlemskab af Kost og Ernæringsforbundet, hvis vi ikke har grundlæggende identifikationsoplysninger om dig samt dit CPR-nummer.

Det er i Kost og Ernæringsforbundet frivilligt, om du ønsker at gøre brug af vores rådgivning og hjælp i forbindelse med blandt andet arbejdsretlige sager. Uden oplysninger om årsagen til din opsigelse, arbejdsløshed samt din ansættelseshistorik, følsomme oplysninger mv., er vi ikke i stand til at yde dig den optimale rådgivning og hjælp, som du er berettiget til gennem dit medlemskab hos Kost og Ernæringsforbundet.

Det kan ligeledes være nødvendigt for os at have de fornødne identifikationsoplysninger om dig, når du som registreret ønsker at udøve én eller flere af dine rettigheder efter persondataforordningen (se afsnit 13). Hvis vi ikke får disse oplysninger om dig, vil det i nogle tilfælde ikke være muligt for os at efterkomme din anmodning.

6. Modtagere af dine personoplysninger (Hvem deler vi dine personoplysninger med)

Kost og Ernæringsforbundet kan i visse tilfælde dele dine personoplysninger med tredjeparter, herunder:

• A-kasser, herunder FTF-A
• SKAT eller andre offentlige myndigheder
• Din arbejdsgiver
• Din tillidsrepræsentant
• Postfirmaer til fremsendelse af vores medlemsblad
• Databehandlere til drift af IT-systemer
• Databehandlere til drift af vores hjemmeside (kost.dk)
• Databehandlere til udarbejdelse og håndtering af spørgeskemaundersøgelser
• Fagbevægelses Fordelsprogram
• Alka forsikring
• Medlemskontaktcenteret 

Når Kost og Ernæringsforbundet deler dine oplysninger sørger vi for, at der er et betryggende grundlag for overførslen.

7. Overførsel til modtagere i tredjelande

Kost og Ernæringsforbundet overfører ikke dine personoplysninger direkte til lande uden for EU eller lande omfattet af EØS.

Når du benytter Kost og Ernæringsforbundets tjenester kan dine personoplysninger dog i visse tilfælde blive overført til lande uden for EU/EØS.

De tilfælde, hvor en sådan overførsel undtagelsesvist vil kunne ske, vil være i situationer, hvor Kost og Ernæringsforbundet benytter databehandlere, som benytter leverandører etableret uden for EU/EØS.

8. Hvor har vi dine personoplysninger fra

Som udgangspunkt indhenter vi alle personoplysninger direkte fra dig. Der vil dog være tidspunkter, hvor vi har behov for at indhente eller modtage personoplysninger fra en tredjepart. Vi indsamler kun de oplysninger, der er relevante og nødvendige. Det kan for eksempel være oplysninger fra:

• A-kasser
• Arbejdsgivere
• Cpr-registre
• Dit forsikringsselskab
• Dit pensionsselskab
• Feriekonto
• FH eller andre forbund
• Jobcentre/ Kommuner
• Læger eller andre behandlere
• Modparter i sager (Arbejdsgivere, advokater, arbejdsgiverorganisationer og lignende)
• SKAT
• Tillidsvalgte
• Udbetaling Danmark
• Offentlige myndigheder

9. Indsamling af personoplysninger, når du besøger kost.dk (cookies)

Når du besøger og bruger vores hjemmeside (kost.dk), vil vi indsamle og bruge cookies for løbende at forbedre hjemmesiden. Vi bruger blandt andet cookies til at føre statistik over trafikken på siden, så vi kan sikre os, at indholdet er relevant og let at finde for brugeren.

Behandling af din cookiedata sker på baggrund af et samtykke – og du kan til hver tid slå cookies fra, som beskrevet nedenfor.

Hvad er en cookie?
En cookie er en lille tekstfil, der lagres i din browser for at kunne genkende din computer ved tilbagevendende besøg. Cookies er ikke aktive filer; de kan altså ikke udvikle virus eller spore indhold på din computer. Det eneste, de gør, er at sende anonyme oplysninger tilbage til os om fx besøgstidspunkt og -varighed.

Hvis du ikke vil tillade cookies
Hvis du ønsker at afvise eller begrænse de cookies, som placeres på din enhed ved besøg på vores hjemmeside, kan du altid gøre dette ved at ændre indstillingerne i din browser. Du skal dog være opmærksom på, at afvisning eller begrænsning af cookies kan have betydning for hjemmesidens funktionalitet.

Du kan også slette cookies, der allerede er lagret. Alle browsere tillader, at man sletter cookies samlet eller enkeltvist. Såfremt du anvender flere forskellige browsere, skal du huske at slette cookies i samtlige browsere. Se vejledning og læs mere om cookies på http://minecookies.org/cookiehandtering.

Brug af personoplysninger

Vi videregiver dine cookiedata til Google Analytics. Det sker med det formål at analysere, hvordan brugeraktiviteten på kost.dk er og dermed at kunne forbedre vores hjemmeside.

10. Opbevaring af dine personoplysninger

Kost og Ernæringsforbundet har ofte en legitim interesse i at opbevare de oplysninger, vi har indsamlet om dig. Det kan både ske i forhold til lovgivning eller af hensyn til dit medlemskab af eller øvrige tilknytning til Kost og Ernæringsforbundet.

Kost og Ernæringsforbundet har interne retningslinjer om sletning, som sikrer, at vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til de formål, som var årsag til indsamlingen eller i medfør af lovgivning.

11. Beskyttelse af dine personoplysninger (Sikkerhedsforanstaltninger)

Kost og Ernæringsforbundet behandler dine personlige oplysninger sikkert og fortroligt. Vi har både tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine personoplysninger mod, at de hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Vi opdaterer og tester vores sikkerhedsforanstaltninger løbende.

Hvis du ønsker at sende en mail til os, der indeholder følsomme personoplysninger, skal du sende den til sikkermail@kost.dk.

12. Automatiske afgørelser på baggrund af profilering

Kost og Ernæringsforbundet anvender ikke automatiske afgørelser som led i vores fagforeningsmæssige aktiviteter.

13. Dine rettigheder som registreret

Såfremt Kost og Ernæringsforbundet behandler personoplysninger om dig, har du efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte den GDPR-ansvarlige hos Kost og Ernæringsforbundet.  

Nedenfor er dine rettigheder beskrevet. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder her.

Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for, at vores generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne på baggrund af et samtykke, hvis der foreligger en lovhjemmel, hvis der er et retskrav eller hvis beskyttelsen af en person eller vigtige samfundsinteresser gør det nødvendigt.  

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

13. Retten til at trække dit samtykke tilbage

Såfremt behandlingen af dine personoplysninger undtagelsesvist sker på baggrund af et samtykke fra dig, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os. 

Det indebærer, at vi ikke længere vil behandle de personoplysninger om dig, hvor dit samtykke er vores eneste grundlag for behandlingen. Du skal i den forbindelse være opmærksom på, at din tilbagekaldelse af samtykket ikke vedrører den behandling af dine personoplysninger, som fandt sted forud for din tilbagekaldelse.

Du trækker dit samtykke tilbage ved at kontakte vores GDPR-ansvarlige. Ved cookies se afsnit 9.

14. Klage til Datatilsynet

Vi bestræber os på at imødekomme dine ønsker vedrørende vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du på trods heraf ønsker at indgive en klage, kan du gøre det ved at kontakte Datatilsynet.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk. 

15. Ændringer til denne privatlivspolitik

Vi forbeholder os retten til at ajourføre og ændre denne privatlivspolitik, særligt når det er nødvendigt som følge af lov- og praksisændring.

I tilfælde af væsentlige ændringer, vil vi meddele dette i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside eller gennem e-mail.

Dato for seneste ændring af denne privatlivspolitik:
18.12.2023