Kost og Ernæringsforbundets privatlivspolitik for Teams

Privatlivspolitikken fastlægger retningslinjerne for Kost og Ernæringsforbundets måde at behandle dine personoplysninger på ved deltagelse i online arrangementer og giver dig de oplysninger, som du har krav på at modtage i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.    

1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Kost og Ernæringsforbundet er dataansvarlig for de personoplysninger, du afgiver for at kunne deltage i online arrangementer, som afholdes og hostes af Kost og Ernæringsforbundet (se punkt 3 og 5 nedenfor):

Kost og Ernæringsforbundet
Adresse: Holmbladsgade 70
CVR-nr.: 23 97 29 13
Mail: post@kost.dk
Telefon: 31 63 66 00

2. Andre dataansvarlige med videre

Vi anvender Microsoft Teams til vores online arrangementer og du kan læse deres privatlivspolitik her

3. Typer af personoplysninger

De almindelige personoplysninger, som Kost og Ernæringsforbundet indsamler om dig i forbindelse med deltagelse i online arrangementer, kan omfatte:  

• brugernavn
• password
• dit navn
• din mail
• din arbejdsplads
• din jobstilling
• dit billede
• din stemme
• hvilket digitalt arrangement, du har deltaget i
• feedback
• besvarelse af tilfredshedsundersøgelser.

I de tilfælde, hvor online arrangementer alene udbydes til vores medlemmer (ved lukkede Kost og Ernæringsforbundet-arrangementer), vil det i tillæg til ovenstående være muligt indirekte at fagforeningsmæssige tilhørsforhold, hvilket udgør en følsom personoplysning.

4. Anvendelse af personoplysninger

Kost og Ernæringsforbundet indsamler og behandler alene dine personoplysninger til følgende formål:

• For at kunne registrere din tilmelding til undervisning eller et webinar.
• For at indgå en aftale med dig om deltagelse i online arrangementer, der er en forudsætning for at kunne udbyde den pågældende undervisning eller det pågældende webinar.
• For at oprette en profil via hjemmesiden.
• Udsendelse af servicemeddelelser.
• Udsendelse af efterfølgende tilfredshedsundersøgelser.

5. Grundlag for behandling af dine personoplysninger

Vores juridiske grundlag for behandlingen af dine almindelige personoplysninger til ovenstående formål er følgende: 

• Med henblik på at opfylde en kontrakt med dig om deltagelse i onlinetilbud (databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (b)).
• Legitim interesse i at kunne dele dine almindelige personoplysninger med andre deltagere på onlinetilbuddet (databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f)).
• Legitim interesse i at kunne udarbejde statistik, foretage undersøgelser og forbedre vores egne tjenester og produkter (databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f)).
• Legitim interesse i at kunne udsende servicemeddelelser, når dette er nødvendigt (databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f)).
• Legitim interesse i at kunne udsende kundetilfredshedsundersøgelser i forhold til onlinetilbuddene (databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f)).
• Legitim interesse i at kunne fastlægge, forsvare og gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (f) og databeskyttelsesforordningens artikel 9 (2) (f)).

Ved deling af oplysninger om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold med andre deltagende, ved lukkede onlinetilbud, indhenter vi dit forudgående samtykke (databeskyttelsesforordningens artikel. 9 (2) (a)).6. Overladelse til databehandlere og videregivelse til andre dataansvarlige

Microsoft Teams og de dertilhørende tjenester drives og ejes af Microsoft Corporation. Microsoft Corporation vil derfor i visse situationer agere selvstændig dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, blandt andet med henblik på at sikre sikkerhed for tjenesten, for at sikre at tjenesten fungerer, og for at sikre overholdelse af brugervilkår. I disse tilfælde henviser vi til Microsoft Corporations egen privatlivspolitik https://privacy.microsoft.com/da-dk/privacystatement.

Kost og Ernæringsforbundet er ikke ansvarlig for Microsoft Corporations behandling af personoplysninger som dataansvarlig. I andre tilfælde behandler Microsoft Corporation alene personoplysninger på vegne af Kost og Ernæringsforbundet med henblik på at gennemføre møderne. I disse tilfælde er Microsoft Corporation databehandler på vegne af Kost og Ernæringsforbundet, jf. ovenfor

Som nævnt ovenfor bemærker vi herudover, at visse af dine personoplysninger vil blive delt med andre personer, der deltager i onlinetilbuddet. 

7. Sletning af personoplysninger

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har behov for at behandle dem til opfyldelsen af et eller flere af de formål, som fremgår ovenfor. Som udgangspunkt vil dine personoplysninger blive slettet 3 år efter deltagelse i et online arrangement. Det kan dog være nødvendigt for Kost og Ernæringsforbundet at behandle de ovenfor angivne personoplysninger i længere tid og til andre formål end angivet ovenfor, alt afhængigt af dit tilhørsforhold hos Kost og Ernæringsforbundet. 

Hvis du har givet samtykke til deling af oplysninger om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold med andre deltagere i online arrangement, vil samtykkeerklæringen blive opbevaret i 5 år fra indhentelse af dit samtykke. 

Oplysningerne kan herudover behandles og opbevares længere i anonymiseret form.

8. Fortrolighed 

Som vi også har oplyst tidligere, vil deltagelse i online arrangementer afholdt af Kost og Ernæringsforbundet, være strengt fortroligt. Det indebærer navnlig, at personoplysninger om de andre deltagende ikke må deles med tredjemand. Samtidig indebærer denne fortrolighedsforpligtelse, at det er strengt forbudt at filme og optage online arrangementer, gennem både installerede programmer på computeren og med telefonen. 

9. Sikkerhed

Kost og Ernæringsforbundet har implementeret passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte kvaliteten og integriteten af dine personoplysninger. Af implementerede sikkerhedsforanstaltninger kan blandt andet nævnes politikker, procedurer og genopretningsplaner samt fortrolighed, kryptering, mv.  

10. Dine rettigheder

• Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
• Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger.
• Du har ret til berigtigelse og sletning af dine personoplysninger, dog med visse lovbestemte undtagelser.
• Du har ret til at anmode os om begrænsning af dine personoplysninger.
• Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger samt om transmission af dine personoplysninger til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).
• Du har ret til at tilbagekalde eventuelle afgivne samtykker.

11. Retten til at trække samtykke tilbage

Hvis en behandling er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Du kan trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor under ”Dataansvarlig og kontaktoplysninger”. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt. 

12. Spørgsmål og klage

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller hvis du ønsker at klage over den måde, vi behandler dine personoplysninger på i relation til onlinetilbuddene, er du velkommen til at kontakte Kost og Ernæringsforbundets Databeskyttelsesrådgiver:

Clara Steen Nørby
31 63 66 00
post@kost.dk

Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet: 

Datatilsynet
Telefon: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk
 

13. Ændringer af privatlivspolitikken 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer af denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom via mail.